W ostatnich miesiącach ilość zadań i projektów do ogarnięcia zaczęła wymykać mi się spod kontroli. Wcześniej nie czułam potrzeby spisywania rzeczy do zrobienia. W pewnym momencie jednak bez zapisania ich nie byłabym wstanie wszystkiego zapamiętać. Starej daty już chyba jestem bo najbardziej lubię papier i długopis. Sprawia mi przyjemność, gdy mogę kolejną rzecz wykreślić. Fakty są jednak takie, że nie zawsze mam przy sobie swój notatnik, a zawsze mam telefon i czuję, że wygodniej byłoby mieć wszystko w nim. Z pomocą przyszła Ola z bloga Ola by Design, która postanowiła podzielić się swoimi doświadczeniami z aplikacją służącą do zarządzania zadaniami.

Mam na imię Ola i jestem gadułą, żoną i studentką kierunku niemającego nic wspólnego z wnętrzami. Blog Ola by Design to miejsce, w którym zachwycam się pięknymi wnętrzami i przedmiotami, dzielę się swoimi przemyśleniami i szukam swojego sposobu na życie.

ToDoList – zarządzanie zadaniami.

Nigdy nie byłam mistrzem planowania. Większość spraw miałam w głowie, czasem pisałam krótkie to-do listy obejmujące dzień lub weekend. Przypomnienia o superpilnych sprawach ustawiałam sobie jako budziki (np. „Rejestracja w Usosie o 21:00”), albo przywieszałam na drzwiach wejściowych (np. „Weź indeks”). Te dwa sposoby – budzik i kartka na drzwiach – można uznać za jedyne metody organizacji, którym jestem wierna od lat 😉 Poza tym jestem typem wyjątkowo niezdyscyplinowanym. Przez większość swoich nastoletnich lat tworzyłam w okolicy grudnia i sierpnia „Listę rzeczy, które chcę zrobić w tym roku”. Były na nich ciągle te same postanowienia np. „Schudnąć do 42 kg”, „Dostać przynajmniej 90 pkt na egzaminie gimnazjalnym”, albo (moje ulubione) „Mieć chłopaka”. Niektóre z tych postanowień rozpisywałam na szczegółowe zadania („Robić 100 brzuszków dziennie”, „Pić codziennie 2 litry wody”) i oczywiście za każdym razem używałam do tego zupełnie nowego zeszytu, tylko po to, by po paru dniach przyznać się do całkowitej klęski albo zupełnie o tych planach nie pamiętać. Przeszło mi na trochę przed maturą i jestem pewna, że uchroniłam w ten sposób przed zagładą parę drzew 😉

Z kolei mój wybranek osiągnął perfekcję w tworzeniu notatek – najczęściej wrzuca je w kalendarz Google. W widoku tygodniowym ma więc pewnie setkę malutkich kwadracików z zadaniami, które może wygodnie przesuwać na kolejne dni.  Dla jego wygody wrzucam w kalendarz Google także swój plan zajęć – ja sama korzystam z niego sporadycznie, głównie na początku semestru, gdy nie pamiętam, w której sali mam kolejne zajęcia.

Pomysł znalezienia nowej aplikacji do zarządzania zadaniami pojawił się po ślubie, gdy musieliśmy nauczyć się wspólnie planować i dzielić między siebie domowe obowiązki. Początkowo byłam nastawiona sceptycznie. Nie wierzyłam, że faktycznie będę korzystać z jakiegokolwiek narzędzia do organizacji. Ku mojemu zaskoczeniu do aplikacji Todoist szybko się przekonałam, a jej używanie stało się w miesiącach zimowych moim porannym nawykiem.

Dziś chciałabym Wam zaprezentować podstawowe funkcje aplikacji – tworzenie zadań, oznaczanie zadań jako wykonanych i przesuwanie zadań na inny termin.

Tworzenie zadań

Tworzymy zadanie „Kupić naczynie żaroodporne”. W tym celu stukamy w kółeczko z plusem znajdujące się w prawym dolnym rogu.

Otworzy się ekran edycji zadania. 

Przypisujemy zakup naczynia do konkretnego projektu np. ZAKUPY. Jeżeli tego nie zrobimy, zadanie znajdzie się w domyślnej skrzynce odbiorczej. Ustawiamy termin w jakim chcemy wykonać zadanie (np. jutro, gdy wiemy, że będziemy potrzebować naczynia na zbliżające się przyjęcie).  Jeżeli nie zależy nam na czasie możemy też na razie pozostawić zadanie bez terminu.

Jeżeli sprawa jest pilna warto nadać zadaniu priorytet np. priorytet 1, stukając w czerwoną flagę. Utworzone zadanie zostało przypisane do wybranego przez nas projektu. W ramach dnia, na samej górze wyświetlą się zadania najistotniejsze, wyróżnione kolorami.

Przekładanie i odhaczanie zadań

Załatwiliśmy jakąś sprawę? Czas z satysfakcją ją „wykreślić”. W tym celu stukamy na zrealizowane zadanie. Pojawi się szary pasek z pięcioma ikonkami.

Stukamy w pierwszą z nich („tick”). Na moment wyświetli się w dole ekranu komunikat.

Jeżeli nasze zadanie było jednorazowe przestanie być widoczne (znajdziemy je w projekcie w „zadaniach ukończonych”). Jeżeli zadanie było powtarzalne, pojawi się przy nim termin kolejnego wystąpienia. A jeśli nie wykonaliśmy zaplanowanego np. na wczoraj zadania? Zawsze możemy je przełożyć na przyszły termin. Jak to zrobić? Stukamy w zadanie i tym razem wybieramy z szarego paska drugą ikonkę (kalendarz). Pojawi się szary ekran z sześcioma ikonkami.

Załóżmy, że chcemy kupić mięso w poniedziałek. Wybieramy więc opcję „Wybierz datę i godzinę”, zaznaczamy najbliższy poniedziałek, akceptujemy… Na chwilę pojawi się krótki komunikat – w czasie jego wyświetlania, możemy cofnąć akcję, jeżeli doszło do jakiejś pomyłki np. uświadomiliśmy sobie, że w poniedziałek, 6 kwietnia świętujemy Wielkanoc i 😉 Proste?

Wspólne projekty

Jeżeli uważacie, że specjalna aplikacja do tworzenia list to przesada, może uda mi się Was przekonać opcją współdzielenia projektów. Możemy tworzyć dowolne projekty np. „praca”, „studia”, „obowiązki domowe”, każdemu przypisując inny kolor kropki. Gorąco polecam dodanie do niektórych projektów domowników lub współpracowników – wówczas zamiast kropki pojawi się obok nazwy projektu ikonka człowieka. Czemu tak sobie chwalę współdzielenie projektów?

Stworzyliśmy z mężem wspólny projekt „Zakupy”. Wrzucamy do niego zarówno planowane jednorazowe, większe zakupy np. „deska do prasowania”, jak i drobne, codzienne np. „pomidory”. Gdy któreś z nas idzie do sklepu, zagląda do Todoista, a po zakupie produktu z listy odhacza wykonanie tego zadania. Dzięki temu nie musimy do siebie dzwonić, albo czekać na smsa z odpowiedzią „Już kupiłem bułki”. Gdy wpadam po coś do centrum handlowego, zanim wejdę do paru sklepów odzieżowych, zerkam na todoistową listę ubrań do kupienia i nie krążę bezmyślnie wśród wieszaków, ale szukam tego, czego faktycznie potrzebuję.

Brak kumulacji zadań

Nie obawiajcie się, że jeśli z jakiegoś powodu nie będziecie odkurzać przez miesiąc, to będziecie mieć potem siedem zadań o identycznej treści „odkurzanie”. Jeżeli planuję odkurzać co 3. dzień, a wyjadę na długie wakacje i w tym czasie nie będę korzystać z aplikacji, nadal będę mieć tylko jeden wpis „odkurzanie” (na liście np. 28 dni temu), zamiast kilkunastu 28 dni temu, 25 dni temu itd.  Po wykonaniu tego zaległego zadania, wszystko wróci na normalne tory – za 3 dni znów zobaczymy to zadanie.

Wygląd i wygoda

Aplikacja jest przyjemna dla oka. Jeżeli kupimy wersję Premium (28,99 euro za rok), możemy też zmienić motyw całej aplikacji. W wersji darmowej mamy do wyboru motyw neutralny (biel), noir (czerń) i domyślny Todoist (czerwień).

Portfel, telefon, klucze, kosmetyczka, notatki na zajęcia ważą swoje (u mnie czasem dochodzi jeszcze jakaś książka i tablet). Choćbym miała najpiękniejszy papierowy planer nie korzystałabym z niego, bo staram się ograniczać ciężar mojej torby. Mimo że wolę papier i długopis, smartfon po prostu sprawdza się lepiej, jest bardziej przyjazny dla mojego kręgosłupa.

Narzędzie idealne?

Todoist:

1. Pomógł nam opanować urządzanie mieszkania. Mieliśmy w nim mnóstwo zadań typu „wybrać płytki”, „zamówić podłogę”. Todoist  motywował mnie do tego, by się nie poddawać i konfrontować się nawet z tymi sprawami, o których najchętniej byśmy zapomnieli (w naszym przypadku najtrudniejszy był wybór drzwi i płytek).
2. Pomaga mi szybciej realizować prośby innych. Nie znoszę uczucia, że kogoś zawiodłam, dlatego wszystkie pilne prośby innych osób wrzucam w Todoist. Spośród masy zadań zwykle wybijają się te, które dotyczą np. przesłania komuś skanów notatek i staram się je niezwłocznie ukończyć. Dotąd moją reakcją na „Wyślesz mi notatki z (wstaw przedmiot)?” było „Ok, ale przypomnij mi o tym jeszcze smsem, najlepiej jutro wieczorem”. Dążę do tego, by móc odpowiadać po prostu „Jasne. Wyślę jak tylko wrócę do domu”.
3. Dał mi poczucie, że panuję nad sytuacją. Oczywiście, są zadania, które wciąż przekładam, ale przynajmniej nie tracę ich z oczu. W końcu miewam już tak wielkie wyrzuty sumienia, że robię wszystko, by móc konkretnemu zadaniu powiedzieć „Bye”.

W ciągu ostatnich dwóch miesięcy (nowy semestr, nowe mieszkanie) trochę zaniedbałam planowanie i realizowanie mniejszych i większych spraw. Bywało, że nie ruszałam aplikacji przez kilka dni. Nadal jednak uważam, że jest to całkiem przyzwoite (i w wersji podstawowej darmowe) narzędzie do panowania nad swoimi codziennymi obowiązkami oraz do obserwowania swojej drogi do realizacji małych i wielkich planów i mam nadzieję, że powoli wrócę na dobry tor i zacznę widywać komunikat „Brak zadań na dziś” 🙂

Więcej informacji o Todoist znajdziecie na stronie internetowej https://pl.todoist.com/

Ola

Ciekawa jestem jak Wy podchodzicie do planowania. Czy o wszystkim pamiętacie, używacie karteczek/notesu, a może własnie jakiś aplikacji, które możecie polecić?

Wpisy gościnne

Powyższy wpis opublikowałam w ramach cyklu wpisów gościnnych, który aktualnie trwa. Zapraszam Was do współpracy w tej formie. Preferowana tematyka to DIY, wnętrza, fotografia, motywacja, rozwój osobisty. Do tematów możemy podejść bardzo szeroko, więc jeśli się zastanawiasz się czy Twoja propozycja się kwalifikuję to po prostu napisz:) Osoby zainteresowane publikacją na łamach Żyj Kochaj Twórz zapraszam do kontaktu zyj.kochaj.tworz@gmail.com